Sekretär (m/w/d)

Die 1409 gegründete Universität Leipzig gehört zu den großen, forschungsstarken und medizinführenden Universitäten in Deutschland. Mit ihren rund 30.000 Studierenden und mehr als 5.000 Beschäftigten in 14 Fakultäten prägt sie das Leben in der pulsierenden und weltoffenen Stadt Leipzig. Die Universität Leipzig bietet ein dynamisches und international geprägtes Arbeitsumfeld sowie attraktive und vielfältige Arbeitsmöglichkeiten in Forschung, Lehre, Transfer, Infrastruktur und Verwaltung.

An der Fakultät für Physik und Erdsystemwissenschaften, Peter-Debye-Institut für Physik der weichen Materie, ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt oben genannte Stelle zu besetzen.

Stellenmerkmale

• unbefristet
• 50 % einer Vollbeschäftigung
• vorgesehene Vergütung: Entgeltgruppe 6 TV-L

Aufgaben  

• allgemeine Sekretariats- und Verwaltungsaufgaben, insbesondere
  • Postbearbeitung,
  • Entgegennahme von Telefonaten, Terminkoordination,
  • Korrespondenzführung in deutscher und englischer Sprache,
  • Erteilung von Auskünften,
  • selbstständige Korrespondenz bei Standardvorgängen,
  • organisatorische Unterstützung in Studien-, Prüfungs- und Promotionsangelegenheiten,
  • Erstellung von Schreiben, Vorlagen und Zuarbeiten
• Haushalts- und Drittmittelverwaltung
• Bearbeitung von Beschaffungsvorgängen und Rechnungen, Inventarverwaltung
• organisatorische Vorbereitung von Personalangelegenheiten und Bearbeitung laufender Personalangelegenheiten
• Vorbereitung von Dienstreisen und deren Abrechnung
• Unterstützung bei Veranstaltungen, Vor- und Nachbereitung von Besprechungen
• Webseitenpflege

Voraussetzungen

• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement bzw. zur/zum Verwaltungsfachangestellte/-n oder vergleichbarer berufsqualifizierender Abschluss oder mindestens gleichwertige einschlägige Qualifikation
• einschlägige Berufserfahrung, vorzugsweise im Sekretariatsbereich
• Kenntnisse in der Mittelbewirtschaftung
• sehr gute PC-Kenntnisse (u. a. Microsoft Office, Grafikprogramme, Internetanwendungen), Erfahrungen in der Pflege von Webseiten
• sehr gute Deutschkenntnisse und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
• selbständige, zuverlässige und sorgfältige Arbeitsweise, ausgeprägtes Zeit- und Selbstmanagement, hohe Eigenmotivation und Einsatzbereitschaft
• Kommunikations- und Kooperationsfähigkeit, Organisationstalent, Serviceorientierung
• Kenntnisse im Sächsischen Reisekostenrecht wünschenswert

Wir bieten

• einen modernen Arbeitsplatz und attraktive Arbeitsbedingungen (Mobile Arbeit)
• flexible Arbeitszeiten sowie die Vereinbarkeit von Familie und Beruf
• eine zielgerichtete Personalentwicklung in allen Phasen Ihres Berufslebens mit Weiterbildungsmöglichkeiten
• eine betriebliche Altersvorsorge
• ein vergünstigtes Personennahverkehrsticket (MDV-JobTicket)

Ihre Bewerbungsunterlagen senden Sie bitte mit den üblichen Unterlagen unter Angabe der Kennziffer 330/2023 bis 11. Dezember 2023 an: Universität Leipzig, Fakultät für Physik und Erdsystemwissenschaften, Herrn Dekan Professor Dr. Marius Grundmann, Linnéstraße 5, 04103 Leipzig. Gern können Sie Ihre Bewerbung in einer PDF-Datei auch per E-Mail senden. Bitte beachten Sie, dass Gefährdungen der Vertraulichkeit und der unbefugte Zugriff Dritter bei einer Kommunikation per unverschlüsselter E-Mail nicht ausgeschlossen werden können.
Ihre Bewerbungsunterlagen werden nicht zurückgesandt, bitte reichen Sie nur Kopien ein. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.

Die Universität Leipzig strebt eine Erhöhung des Anteils von Frauen in verantwortlicher Position an und bittet deshalb qualifizierte Frauen ausdrücklich um ihre Bewerbung. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen oder nach SGB IX Gleichgestellte bevorzugt eingestellt.